Normativa DeCA 2026: guía práctica del documento electrónico de control
Respuestas sobre la obligación de documentar el transporte público de mercancías por carretera en España y sobre los requisitos del formato electrónico. Cada respuesta separa la norma de las funciones que puede ofrecer un programa.
Revisión de fuentes oficiales: . La fecha de obligatoriedad del formato digital indicada abajo es el 5 de octubre de 2026.
¿Qué es el DeCA?
DeCA es el documento electrónico de control administrativo exigible para determinados transportes por carretera. En mercancías, documenta los datos esenciales de cada envío sujeto a la Orden FOM/2861/2012; su función de control administrativo debe distinguirse de la finalidad contractual que pueda tener otro documento de transporte.
La Orden regula el documento de control del transporte público de mercancías por carretera. La Ley 9/2025 exige que dicho documento sea digital tras el plazo transitorio, y la Resolución de 5 de junio de 2026 precisa cómo deben generarse y presentarse los documentos electrónicos.
Fundamento: Orden FOM/2861/2012, artículos 1 y 3; Ley 9/2025, disposición transitoria octava. Revisado el .
¿Desde cuándo es obligatorio el formato digital?
El documento de control regulado por la Orden FOM/2861/2012 debe ser necesariamente digital desde el 5 de octubre de 2026 para los transportes a los que se aplica. La Ley 9/2025 fijó un plazo de diez meses desde su entrada en vigor, que fue el 5 de diciembre de 2025.
La fecha cambia el soporte exigido, pero no elimina las exenciones ni convierte en sujeto obligado a cualquier movimiento de mercancías. Antes de decidir si un viaje necesita DeCA hay que comprobar el ámbito de aplicación de la Orden.
Fundamento: Ley 9/2025, disposición transitoria octava y disposición final vigesimosegunda. Revisado el .
¿A qué transportes se aplica?
La Orden se refiere al transporte público de mercancías por carretera sujeto al documento de control. La Resolución de 2026 sitúa esta obligación en los transportes interiores e incluye las operaciones de cabotaje en España; los transportes internacionales emplean los documentos previstos en los convenios aplicables.
La Orden contiene exenciones, entre ellas los transportes de mudanza, los vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y determinados servicios de paquetería. También excluye los transportes para los que no sea preceptivo un título habilitante, en los términos de su artículo 2. La aplicación a un caso concreto depende del tipo de servicio y de su documentación.
Fundamento: Orden FOM/2861/2012, artículos 1 y 2; Resolución de 5 de junio de 2026, preámbulo. Revisado el .
¿Quién debe formalizar el DeCA?
La obligación de formalizar el documento corresponde tanto al cargador contractual como al transportista efectivo. La norma no asigna en exclusiva a una de las dos partes la tarea material de pulsar «generar» en un programa; ambas deben cumplir sus obligaciones de documentación.
La Orden identifica al cargador contractual como quien contrata directamente con el transportista efectivo, y a este último como quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización. También distribuye la responsabilidad por la exactitud de los datos entre ambos. Para los documentos electrónicos, la Resolución admite que una parte genere el fichero y la otra pueda descargarlo durante el plazo de conservación.
Fundamento: Orden FOM/2861/2012, artículos 4, 7 y 8; Resolución de 2026, apartado segundo.4. Revisado el .
¿Qué requisitos tienen el PDF, el QR y la URL?
El DeCA debe generarse digitalmente como un PDF de hasta 5 MB, no como el escaneo de un papel. El propio PDF debe incluir un código QR que apunte a una URL única HTTPS desde la que las personas habilitadas puedan descargar directamente ese PDF, sin iniciar sesión ni pulsar un botón de descarga.
La aplicación debe registrar la creación y las modificaciones y generar el fichero antes del inicio efectivo del servicio. La URL debe usar TLS 1.2 o superior y no puede caducar antes de finalizar el transporte. La Resolución permite desactivar su descarga transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio; esto es distinto de la obligación de conservar el fichero.
Fundamento: Resolución de 2026, apartados primero, segundo y tercero. Revisado el .
¿Qué debe llevar y mostrar el conductor?
Antes de empezar el servicio debe entregarse al conductor una copia del DeCA con QR, electrónica para mostrarla en un móvil o impresa en papel. Ante una inspección puede presentar el documento con su QR o, en su defecto, solo el QR, que permite acceder al PDF.
El papel que lleve el conductor es una copia del documento electrónico: las anotaciones manuscritas en esa copia no modifican el DeCA. La disponibilidad práctica del móvil, la batería y la cobertura deben tenerse en cuenta al organizar el viaje, pero la norma citada admite las formas de presentación indicadas.
Fundamento: Resolución de 2026, apartado séptimo. Revisado el .
¿Quién debe conservarlo y durante cuánto tiempo?
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar el documento de control durante al menos un año y ponerlo a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre. Para el DeCA electrónico, ambos deben poder conservar o descargar los ficheros generados durante ese plazo.
La descarga pública mediante la URL usada durante el transporte y la conservación documental son obligaciones diferentes. Que pueda desactivarse la primera después de siete días naturales no reduce el plazo mínimo de conservación de un año.
Fundamento: Orden FOM/2861/2012, artículo 9; Resolución de 2026, apartados segundo.4 y tercero.5. Revisado el .
¿Puede modificarse? ¿Necesita firma?
La Resolución admite modificar el fichero existente, dejando visibles los datos anteriores y el motivo, o generar un PDF nuevo con URL y QR nuevos y conservar el original para mantener la trazabilidad. Si se modifica durante el servicio, el PDF modificado o el nuevo debe llegar al conductor. La firma no es necesaria para la validez del documento de control como tal.
Si el documento se utiliza también con finalidad contractual y, por esa operativa o regulación, se incluyen firmas, la Resolución establece las características de la firma electrónica en ese supuesto. No debe confundirse la ausencia de firma obligatoria para el control administrativo con los requisitos de otro uso contractual del documento.
Fundamento: Resolución de 2026, preámbulo y apartados cuarto y quinto. Revisado el .
Fuentes oficiales consultadas
- Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible: disposición transitoria octava y entrada en vigor.
- Orden FOM/2861/2012: ámbito, exenciones, sujetos, datos, ejemplares y conservación.
- Resolución de 5 de junio de 2026: características del fichero, QR, URL, conductor, inspección y modificaciones.
Los textos consolidados del BOE facilitan la consulta de modificaciones; para una comprobación jurídica formal debe acudirse a las publicaciones oficiales correspondientes.